Integritetspolicy

Det beror på vilka uppgifter det gäller, och skillnaden avgör vem du ska vända dig till.

För din cykelfest: arrangören

Varje cykelfest har en egen databas och en egen arrangör. Det är arrangören som bestämt att festen ska hållas, som bjudit in er och som avgör vad som ska registreras. Arrangören är därmed personuppgiftsansvarig för deltagarnas uppgifter.

Cykelfester.se tillhandahåller systemet och är personuppgiftsbiträde. Uppgifterna behandlas för arrangörens räkning och används inte till något annat – de säljs inte, delas inte mellan olika fester och används inte för marknadsföring.

Gäller din fråga en fest du deltar i, kontakta i första hand din arrangör. Numret finns under Kontakt i mobilappen och i det utskick du fick vid anmälan.

För webbplatsen: Cykelfester.se

För besök på cykelfester.se och för förfrågningar om att starta en ny fest är Cykelfester.se personuppgiftsansvarig:

Linus Strandmark
📧 cykelfest@cykelfester.se

🌐 När du besöker webbplatsen

Cykelfester.se använder inga kakor, ingen webbanalys och inga annonsnätverk. Du spåras inte mellan sidor eller webbplatser, och det finns ingenting att samtycka till.

Däremot loggas varje sidvisning med IP-adress, för driftstatistik och för att kunna spåra missbruk.

Uppgift	Varför
IP-adress	Säkerhet, felsökning och statistik över antal besök
Tidpunkt och vilken sida som visades	Samma sak

Rättslig grund: berättigat intresse av att kunna driva och skydda webbplatsen.

🎉 När du beställer en cykelfest

Den som vill starta en fest fyller i ett formulär. Uppgifterna används för att lägga upp festens databas, kontakta beställaren och fakturera.

Uppgift	Varför
Namn	Kontakt och avtal
E-postadress	Utskick av inloggningsuppgifter och svar på förfrågan
Telefonnummer	Kontakt vid frågor om beställningen
Ort	Namnsättning av festens databas
IP-adress	Spärr mot automatiserade och upprepade beställningar

Rättslig grund: fullgörande av avtal, och berättigat intresse för spärren mot missbruk.

🚲 När du anmäler dig till en fest

Anmälan gäller ett par eller en ensam deltagare. Uppgifterna behövs för att lottningen ska gå ihop och för att gästerna ska hitta till rätt dörr.

Uppgift	Varför
Förnamn och efternamn på båda i paret	Presentation i schema och deltagarlistor
Gatuadress och ort	Gästerna behöver veta vart de ska cykla när ni är värdar
Koordinater och kartlänk	Räknas fram ur adressen, så att lottningen kan hålla nere cykelavstånden och gästerna kan öppna en karta
Mobilnummer	SMS under festkvällen, och inloggning i mobilappen
E-postadress	Bekräftelse på anmälan och information inför festen
Allergier och kostönskemål	Se eget avsnitt nedan
Betalningsreferens	Så att arrangören kan pricka av inbetalda avgifter
IP-adress och webbläsare vid anmälan	Felsökning och spärr mot dubbelanmälningar
Loggar över utskickade SMS och mejl	Så att arrangören kan se vem som fått vilket besked, och slippa skicka dubbelt

Rättslig grund: fullgörande av avtal och berättigat intresse av att festen ska gå att genomföra.

Vad andra deltagare ser

Systemet håller tillbaka uppgifter tills de behövs, både på webben och i appen:

• Adressen till en rätt visas först när det är dags att åka dit.
• Vilka värdparet är framgår först när rätten börjat.
• Som värdpar ser du hur många gäster som kommer och vilka allergier du behöver ta hänsyn till – men inte vem som har vilken allergi.

Arrangören och de deltagare som getts administratörsbehörighet ser däremot samtliga uppgifter. Det är nödvändigt för att kunna sköta lottning, avgifter och utskick.

📲 När du använder mobilappen

Appen visar samma uppgifter som redan finns i festens databas. Utöver dem behandlas:

Uppgift	Varför
Inbjudningskod och mobilnummer	Inloggning – de styr vilket par du loggas in som
Sessionsnyckel	Håller dig inloggad. Raderas när du loggar ut
Pushtoken	Adressen till just din telefon, så att notiser hamnar rätt. Raderas när du loggar ut
Bilder du laddar upp	Visas i festens gemensamma galleri tillsammans med ditt namn
Schema och kontaktlista sparade i telefonen	Så att adressen till nästa rätt finns kvar även utan täckning. Ligger bara på din egen telefon och försvinner när appen avinstalleras

Appens behörigheter

• Kamera och bildbibliotek – används bara när du själv väljer att ladda upp en bild till galleriet. Appen läser inga bilder i bakgrunden.
• Notiser – används bara för beskeden under festkvällen och för meddelanden från arrangören.

Appen innehåller ingen reklam, ingen analysmjukvara och ingen spårning. Ingenting du gör i appen delas med annonsnätverk eller säljs vidare.

Om du laddar upp bilder

Bilder i galleriet syns för alla deltagare i din fest. Tänk på att andra kan finnas med på bilden – fråga dem först. Du kan ta bort dina egna bilder direkt i appen, och arrangören kan ta bort vilken bild som helst.

Uppgifter om allergier och intoleranser är uppgifter om hälsa. Sådana uppgifter har ett starkare skydd i dataskyddsförordningen än vanliga kontaktuppgifter, och behandlas här bara med stöd av ditt uttryckliga samtycke (artikel 9.2 a).

Det betyder i praktiken

• Fältet är frivilligt. Du kan anmäla dig utan att fylla i det.
• Uppgiften går bara till dina värdpar, och bara i den mån de behöver den för att kunna laga maten.
• Den visas anonymiserat. Värdparet ser att någon av kvällens gäster inte tål gluten – inte vem.
• Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke genom att kontakta arrangören. Uppgiften raderas då. Notera att en allergi som redan hunnit visas för ett värdpar inte kan tas tillbaka ur deras minne.

Skriv bara det värdparet behöver veta för att kunna laga maten. Diagnoser, mediciner och liknande hör inte hemma i fältet.

Uppgifterna säljs aldrig och lämnas aldrig ut för marknadsföring. De delas inte heller mellan olika fester – varje fest har en egen, avskild databas. Ingenting skickas till AI-tjänster eller används för att träna språkmodeller.

För att systemet ska fungera anlitas några leverantörer, som var och en får exakt de uppgifter deras del kräver:

Mottagare	Får del av	För att
Pixie (SMS-gateway)	Mobilnummer och SMS-texten, som innehåller adressen till nästa rätt	Leverera SMS:en under festkvällen
Google Maps Platform	Deltagarnas gatuadresser	Räkna ut cykelavstånd, så att lottningen kan hålla nere sträckorna
Expo (notistjänst)	Pushtoken och notistexten	Förmedla notiser till rätt telefon
Apple respektive Google	Pushtoken och notistexten	Den sista sträckan fram till telefonen. All push på iPhone går via Apple och på Android via Google – det går inte att kringgå

Servern drivs i egen regi. Det finns ingen extern driftleverantör som lagrar uppgifterna eller har tillgång till dem.

Överföring utanför EU/EES

Expo, Apple och Google är amerikanska bolag. Notiser och adressuppslagningar kan därför komma att behandlas utanför EU/EES. Överföringen sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller Data Privacy Framework.

Att avstå från mobilappen minskar överföringen, eftersom inga notiser då behöver förmedlas via Expo, Apple eller Google. SMS fungerar som ett fullgott alternativ hela kvällen, och skickas ändå till den som inte kvitterat en notis. Kartuppslagningen av adresser sker däremot oavsett om du använder appen eller inte.

Uppgift	Sparas
Deltagaruppgifter i en fest	Tolv månader efter festen, därefter raderas hela databasen
Bilder i galleriet	Lika länge som festens databas
Sessionsnyckel och pushtoken	Till dess du loggar ut, eller festens databas raderas
Beställningar av nya fester	Tolv månader
Underlag för bokföring	Sju år, enligt bokföringslagen
Drift- och besöksloggar, inklusive IP-adress	90 dagar

Arrangören kan när som helst begära att festens databas raderas i förtid.

• All trafik till webbplatsen och appen går krypterad över HTTPS.
• Varje fest ligger i en egen databas med egen behörighetslista. En deltagare i en fest kommer inte åt en annan fests uppgifter.
• Inloggning i appen kräver både inbjudningskod och registrerat mobilnummer, och ger en sessionsnyckel som kan återkallas.
• Uppgifter hålls tillbaka tills de behövs, enligt vad som beskrivs ovan.

Ingen teknisk lösning är helt fri från risk. Upptäcker du något som ser fel ut, hör av dig till cykelfest@cykelfester.se så åtgärdas det.

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:

• Få veta vilka uppgifter som finns om dig, och få en kopia av dem.
• Få felaktiga uppgifter rättade. Har du flyttat mitt i planeringen är det dessutom nödvändigt – annars cyklar gästerna fel.
• Få uppgifter raderade, när de inte längre behövs eller när du tar tillbaka ett samtycke.
• Invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse.
• Begära att behandlingen begränsas medan en invändning utreds.
• Få ut dina uppgifter i maskinläsbart format, för att kunna flytta dem.
• Ta tillbaka ett samtycke när som helst, utan att det påverkar det som redan gjorts.

Gäller begäran uppgifter i en fest vänder du dig till festens arrangör, som är personuppgiftsansvarig. Får du inget svar, eller gäller det webbplatsen, kontakta cykelfest@cykelfester.se. Svar lämnas inom en månad.

Är du inte nöjd med hur dina uppgifter behandlas har du rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontot i mobilappen är detsamma som er anmälan till cykelfesten. Att radera kontot innebär därför att ni avanmäler er från festen.

I appen

Öppna fliken Kontakt och välj Avanmäl oss och radera våra uppgifter längst ned. Valet måste bekräftas innan något sker.

Utan appen

Har ni avinstallerat appen, eller aldrig installerat den, mejlar ni cykelfest@cykelfester.se. Ange vilken cykelfest det gäller och vilket mobilnummer anmälan gjordes med, så att rätt anmälan går att hitta. Begäran besvaras inom en månad.

Vad som händer

Uppgift	Raderas
Era bilder i galleriet	Omedelbart
Sessionsnycklar – alla enheter loggas ut	Omedelbart
Pushtoken för notiser	Omedelbart
Namn, adress, telefonnummer, e-postadress och allergier	Av arrangören, senast inom 30 dagar

Inloggningen spärras direkt och går inte att öppna igen på egen hand.

Den sista raderingen görs av en människa och inte i samma sekund. Skälet är att lottningen måste göras om – era värdpar och gäster behöver nya platser, och det kan bara arrangören ordna. Arrangören får besked direkt.

Vad som sparas ändå

Har deltagaravgift betalats sparas underlaget för bokföringen i sju år, enligt bokföringslagen. Det är ett rättsligt krav som väger tyngre än en raderingsbegäran, och omfattar betalningsreferens och belopp – inte adress eller allergier.

Frågor om den här policyn, eller om hur dina uppgifter behandlas:

📧 cykelfest@cykelfester.se

Gäller frågan en fest du deltar i går det snabbare att fråga din arrangör direkt. Numret finns under Kontakt i mobilappen.

📝 Ändringar i policyn

Ändras systemet på ett sätt som påverkar hur personuppgifter behandlas uppdateras den här sidan, och datumet nedan ändras. Vid väsentliga ändringar informeras arrangörerna, som i sin tur når deltagarna.