← Hem

📚 Admin-guide – Cykelfester.se

Steg-för-steg instruktioner för att planera er cykelfest

📋 Steg 1: Hantera anmälningar

Den första fasen av er cykelfest är när deltagarna anmäler sig själva via systemet. Din roll som administrator är att följa upp och godkänna anmälningarna.

Vad deltagarna gör:

  • Fyller i sin adress och kontaktuppgifter
  • Anger allergier och matpreferenser
  • Får ett bekräftelsemail med betalningsinstruktioner

Din roll som admin:

Se alla anmälningar Gå till fliken "Anmälningar" för att se en lista på alla som anmält sig. Du kan se namn, adress, telefonnummer och allergier. Kontrollera så mobilnummer (endast siffror) och epost har rätt format. Man kan klicka på adressen för att kontrollera på en karta att Google Maps hittar den.
Med ett klick på mobilnumret kan du skicka ett SMS ifall du behöver informera gästen om något

Lägg till deltagare manuellt Om någon anmäler sig via telefon eller mail kan du lägga till dem direkt i systemet genom att klicka på "Länk till anmälan".

Viktigt att komma ihåg:

Dubbelkolla att adresserna fungerar i Google Maps, annars blir avståndsberäkningen fel.
Allergier ska helst inte innehålla namn eller andra ledtrådar till värdparet om vilka gäster som kommer.

Nästa steg:

När anmälningar och betalningar börjar trilla in, går du vidare till Betalning för att följa upp vilka som betalat.

💳 Steg 2: Följ upp betalningar

För att säkerställa att alla deltagare betalar för sin plats kan du enkelt följa upp betalningar i deltagarlistan.

Din checklista:

  • Markera personer som betalat när pengarna inkommit
  • Skicka påminnelser till dem som ännu inte betalat
  • Generera en betalningslista för ditt ordförande eller kassör

Hur du markerar betalningar:

Öppna deltagarlistan

Se en lista på alla deltagare och deras betalningsstatus.

Klicka på betalningskoden

Det uppdaterar status till "Betald".
Gå tillbaka till administrationssidan och skicka ut bekräftelser. En bekräftelse skickas bara en gång till varje gäst

Skicka automatisk påminnelse

Med ett klick kan du skicka epost-påminnelser till alla som inte betalat än.

Betalningsuppföljning

Man kan enkelt följa upp deltagare där det saknas betalning.

Sätt en betalningsdeadline och skicka två påminnelser – en vecka före festen och tre dagar före. Det brukar fungera bra!

Nästa steg:

När alla (eller nästan alla) betalat är det dags för Lottning – den mest spännande delen! 🎲

🎲 Steg 3: Genomför lottningen

Nu är det dags för den magiska momentet! Systemet lottar automatiskt vilka par som ska äta tillsammans och på vilka adresser. Du har full kontroll och kan justera efter behov.

Före lottningen – Du kan förprogrammera:

  • Vilka som ska servera förrätt (ofta de som bor långt från centrum)
  • Vilka som ska servera huvudrätt
  • Vilka som ska servera dessert
  • Speciella önskemål från deltagarna


    • Detta gör man genom att klicka i villkorskolumnen i deltagarlistan

Så startar du lottningen:

Klicka "Lottning deltagare" Systemet börjar sedan att matcha par enligt dessa regler:
  • Inga par får mötas mer än en gång under rätterna
  • Värdernas preferenser respekteras

Efter lottningen – Du kan justera:

Flytta personer mellan värdpar Om du märker något konstigt kan du byta plats på personer mellan värdparen. Det gör man genom att först välja ett par, och sedan det paren man vill byta plats med. Vi rekommenderar att du gör det sparsamt för att undvika problem i andra rätter.
Andra åtgärder Om det tex tillkommer par efter lottningen kan man manuellt tilldela dessa en rätt.
Man kan ta bort värdskap för ett par - nollställer även parets gäster för aktuell rätt.
Man kan tilldela en gäst till ett värdpar. Om gästen redan har en värd blir den flyttad.

Gör om lottningen Om något inte fungerar kan du klicka "Gör om lottningen" och låta systemet försöka igen.

Kontrollera resultatet:

Se avståndslistan Efter lottning kan du använda funktionen "Beräkna avstånd" för att räkna ut precis hur långt varje par cyklar under kvällen.
Listan "Visa avstånd" visar resultatet.


Kontrollera så att det är rimligt!
Bra är att lottningen görs ca 1-2 veckor före festen. Då hinner deltagarna planera både mat och barnpassning.

Nästa steg:

Nästa punkt är att skicka information till Värdparen så de vet vilken rätt de ska servera och när gäster kommer. 🏠

🏠 Steg 4: Informera värdparen

Nu är det dags att berätta för värdparen vad som väntar dem. Systemet hjälper dig att skicka professionella instruktioner.

Vad värdparen behöver veta:

  • Vilken rätt de ska servera (förrätt, huvudrätt eller dessert)
  • Vilken tid gäster kommer
  • Antal gäster och hur många par
  • Allergier och matpreferenser

Det värdparen INTE får veta än:

Överraskningsmomentet bevaras! Värdparen vet inte vem som kommer förrän gästerna ringer på dörren. Det gör festen mycket roligare!

Så skickar du information till värdparen:

Gå till en lista under "Värdpar" Här kan du lista alla värdpar och deras roller (förrätt, huvudrätt, eller dessert).
Skicka instruktioner Klicka "Skicka info till värdpar inför festkvällen" så får de ett personaliserat email med:
  • Exakt tidpunkt när första gäster kommer
  • Hur många gäster som kommer totalt
  • Lista på allergier bland gästerna
  • Instruktioner för hur de kommunicerar med dig kvällen
Skicka denna information ca 5-7 dagar före festen. Då hinner värdparen handla mat och förbereda utan stress.

Nästa steg:

Nästa steg är att sätta upp SMS-utskick som skickas under festkväll för att guida deltagarna mellan adresserna. 📱

📱 Steg 5: Planera SMS-utskicken

Under festkväll är SMS-utskicken avgörande för att alla ska veta var de ska gå härnäst. Du förbereder allt i förväg, sedan sköter systemet resten.

Hur SMS-systemet fungerar:

Du planerar allt i förväg Du anger vilken tid varje SMS ska skickas och vad det ska säga. Systemet skickar sedan automatiskt.

Typiska SMS-tidpunkter:

Innan festen startar (t.ex. 16:00)

"Välkommen! Första adressen är Stora vägen 5. Se det privata meddelandet för instruktioner."

Efter förrätt (t.ex. 20:00)

"Huvudrätt ätas på Lilla vägen 12. Cykla dit nu! Allergier: laktos."

Efter huvudrätt (t.ex. 21:30)

"Sista stopp: Dessert på Parkvägen 8. Ses där!"

Efter festen (t.ex. 23:00)

"Tack för idag! Vi ses nästa år! 🚲"

Så skapar du SMS-utskicken:

Gå till "SMS-notifieringar under festkvällen" Du ser ett schema med alla SMS som ska skickas under kvällen.
Justera texter och tider Du väljer själv tider och innehåll för respektive SMS.

Tips för bra SMS-meddelanden:

  • Håll dem korta – max 160 tecken om möjligt
  • Var tydlig med adressen och tider
  • Inkludera relevanta allergier för den rätten
  • En liten emoji gör det roligare! 🚲
Antalet SMS räknas in i totalkostnaden (1 kr per SMS).

Nästa steg:

Sista steget innan festen är att kontrollera Avstånd – se till att ingen behöver cykla för långt! 🗺️

🗺️ Steg 6: Kontrollera avstånd

För att cykelfesten ska bli rolig behöver avstånd mellan adresserna vara rimliga. Systemet beräknar automatiskt hur långt varje par får cykla.

Varför är detta viktigt?

  • Ingen ska behöva cykla mer än ~3-4 km mellan respektive rätt
  • Äldre par eller familjer med barn behöver kortare sträckor
  • Om avstånden är för långa kan det bli omöjligt att hålla tidtabellen

Så kontrollerar du avstånd:

Gå till "Avstånd" Du ser en lista på alla deltagare och hur långt var och en får cykla totalt under kvällen.
Leta efter uteliggare Om någon får cykla mycket långt än andra (över 10-12 km), markeras de gula eller röda. Det kan vara värt att justera.
Jämför med vägen Systemet beräknar luftlinje, men vägen kan vara längre. Tänk på detta när du granskar.

Om avstånd blir för långt – vad du kan göra:

Ändra värdornas adresser Om värdarna är villiga, kan de byta plats med varandra för bättre avstånd.
Justera vilka rätt olika värdpar serverar Kanske kan värdparen längre från centrum ta förrätt istället för dessert?
Gör om lottningen Ibland räcker det att klicka "Gör om lottningen" för att få en bättre fördelning.
Om genomsnittsavståndet ligger på 6-8 km är det oftast helt rimligt för en cykelfest!

Du är nu redo!

🎉 Grattis! Du har nu planerat er cykelfest från A till Ö. Det återstår bara att njuta av festkvällen tillsammans med era deltagare!

Dag för cykelfesten – Din checklista:

  • Verifiera att alla SMS är schemalagda korrekt
  • Ha värdparen på email eller telefon ifall något går fel
  • Vänta på SMS-bekräftelser från deltagarna
  • Håll samband med värdparen under kvällen
  • Var redo att skicka extra information eller justeringar

Behövs mer hjälp? Kontakta oss på cykelfest@cykelfester.se

eller gå till Cykelfester.se